Frais professionnels : que peut-on vraiment passer en charges dans l’entreprise ?

Les loyers du dirigeant : une fausse bonne idée ?

Un dirigeant qui travaille à domicile peut dans certaines conditions passer en charge une partie de son loyer personnel. Dans ce cas, il faudra pouvoir distinguer la partie professionnelle et la partie privée. Il faudra pouvoir justifier le montant en utilisant par exemple une clé de répartition basée sur la surface utilisée. Il faut en outre, rédiger un contrat de location et émettre des quittances de loyer. A noter, les loyers perçus viennent augmenter les impôts personnels du dirigeant car ils sont à déclarer en tant que revenus fonciers. Par ailleurs, les loyers sont soumis aux prélèvements sociaux à hauteur de 15.5%. Il convient donc de calculer les gains réels de cette opération, qui dans la majorité des cas n’est pas très intéressante eu égard aux contraintes qu’elle impose.

Les frais de restauration

* Les repas d’affaires

Les repas d’affaires (prospects, clients, conseils, fournisseurs, …) sont déductibles lorsqu’ils sont justifiés et engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Le plus important est de pouvoir documenter : il faut donc noter le nom et la qualité des personnes invités. Pour les notes dépassant 150 HT €, il convient d’obtenir une facture en bonne et due forme établie au nom de l’entreprise afin de procéder à la déduction de TVA.

* Les repas que le dirigeant prend seul : déductible sous condition en entreprise individuelle

En entreprise individuelle (BIC ou BNC), les frais supplémentaires de repas pris sur le lieu de travail peuvent être déductibles à condition de démontrer qu’il n’est pas possible de déjeuner à domicile + justifier la dépense par une pièce (note de restaurant)). En 2014, il est possible de déduire jusqu’à 13,30 € au titre d’un repas, représentant la différence entre un plancher équivalent à la valeur du repas pris à domicile (4,60 TTC pour 2014) et un plafond (17,90 TTC). Par exemple: pour un repas de 15 €, la charge déductible est (15 – 4.60) = 8,40 €. Pour un repas de 25 €, la charge déductible est de : 17,90 – 4,60 = 13,30 € Attention, cette déduction n’est pas possible pour les société à IS!

Les frais de voiture

* Véhicule immatriculé au nom de la société

En 2014, les amortissements des véhicules de tourismes acquis ou pris en location par l’entreprise ne sont déductibles qu’à hauteur de 18 300 € (ou 9 900€ pour les véhicules émettant plus de 200gr de CO2/km). L’excédant du prix du véhicule par rapport à ce plafond vient rehausser d’autant le résultat fiscal de l’entreprise.

* Véhicule immatriculé au nom du dirigeant

Lorsqu’un dirigeant utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il est en droit de se faire rembourser par l’entreprise les frais engagés. En contrepartie, l’entreprise pourra déduire ses dépenses. Dans tous les cas, les frais devront être justifiés : date, lieu, nombre de kilomètres réalisés, motif du déplacement (nom du client, prospect,…), copie de la carte grise et des factures d’entretien sur lesquelles figurent le kilométrage. Si vous êtes à l’IS ou en BNC : un barème publié chaque année permet de calculer le montant des indemnités kilométriques à verser en fonction de la distance parcourue. Il est en général plus intéressant que le calcul aux frais réels. Pour les entreprises individuelles BIC : l’évaluation doit se faire aux frais réels, mais il est possible d’avoir recours au forfait carburant.

Vêtement de travail

Seuls les vêtements spéciaux à usage professionnel constituent des charges déductibles (chaussures de sécurités, bleue de travail, blouses, uniforme des hotesses…). Impossible donc de déduire les frais d’achat de vêtements ou chaussures de ville, quand bien même la fonction exercée nécessiterait de porter des costumes ou des tailleurs irréprochables et hors de prix.

Cadeaux d’affaires

Les cadeaux d’affaires sont déductibles s’ils sont offerts dans l’intérêt de l’entreprise et si valeur n’est pas exagérée. Cette notion est certes subjective, mais l’administration fiscale se référera aux usages de la profession ainsi qu’à la taille, l’activité de l’entreprise. Seuls sont expressément exclus les cadeaux rentrant dans la catégorie de dépenses somptuaires qui sont la chasse, la pêche, le yachting, ou la mise à disposition de résidence de plaisance. TVA est par ailleurs récupérable si les cadeaux ont une valeur unitaire qui ne dépasse pas 65€ TTC